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    当员工习惯在家工作,还回得去办公室吗?疫后的管理新课题

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      此刻的你,在家上班吗?三级警戒后,许多企业紧急启动在家办公,据《经理人》的调查,远距办公的主管平均在家工作天数已达 24 天。从初期的不适应、受不了,到慢慢进入状况,找回顺畅稳定的工作和生活步调,你是不是开始忍不住想,「一直在家工作也不错啊!」还是,你已经快闷坏了,只想着三级警戒赶快解除,「好想回公司上班啊!」

       

      随着全球疫苗施打的普及,许多实施远距工作超过一年的企业,都开始思考这个问题:在家工作(work from home,WFH)只是暂时性的防疫措施,还是再也回不去的工作新常态?当疫情解除、国境城市解封、办公室解锁,每一个在家工作多时的员工,真的想天天进办公室上班吗?

       

      在台湾,在家工作或许仍较大程度处于暂时性的防疫对策,但是 观察国外企业历经年余的疫情冲击后,纷纷积极拟定「返回办公室政策」,了解对于工作新常态的省思与应对,不失为对于职场典范转移的「超前部署」。

       

      职场下一个大破坏:混合制工作(Hybrid Work)

       

      微软(Microsoft)在今年 3 月公布的「2021 工作趋势指数:年度报告」(2021 Work Trend Index: Annual Report)中,标题就是〈混合制工作是下一个大破坏,我们准备好了吗?〉(暂译,原标题为 The Next Great Disruption is Hybrid Work - Are We Ready?

       

      这份报告是微软和研究公司 Edelman Data x Intelligence(DxI)合作,于今年 1 月 12 日到 1 月 25 日,在全球 31 个市场,针对 3 万 1092 名全职和自由工作者进行调查。

       

      结果发现:73% 的员工想就此保有弹性的远距工作选项;67% 受访员工表示,在后疫情时代,想要更多与人互动的工作或合作;而考虑到工作者似乎想要兼顾二者,也有 66% 受访的领导者表示,公司正在考虑重新设计办公室空间,以因应混合制工作型态。

       

      这个发现与史丹佛商学院经济学教授尼古拉斯‧布鲁姆(Nicholas Bloom)和他的两位研究伙伴的研究结果类似。在〈疫情冲击美国办公室──或好或坏〉(暂译,原标题为The Pandemic Blew Up the American Office — For Better and Worse)这篇文章里,布鲁姆和同事们从去年 5 月起,经常针对在家工作的主题展开调查;最近一次调查是在今年 4 月,对象为超过 3 万名美国人。结果显示:仅 22% 的受访者表示,他们不太需要或完全不想在家工作,其余则是希望每周在家工作从 1 天至 5 天不等,希望每星期 5 天在家工作的比例,还超过 3 成。

       

      当员工习惯在家工作,还回得去办公室吗?疫后的管理新课题

       

      这说明了有将近 8 成的美国人希望疫情缓解后,在家工作的政策能够或多或少地延续下去。 可见,如果更多企业顺应「民心」,一星期至少有几天在家工作的混合型安排,将成为疫后职场的新常态。

       

      Work From Home比想象中的好,通勤减少、效率提高

       

      布鲁姆等人的研究也发现,超过 60% 的受访者表示,远距工作的结果比他们预期的好,平均每个员工自认为在家工作的价值,大约可以换算成他们整体薪资的 7%。

       

      当员工习惯在家工作,还回得去办公室吗?疫后的管理新课题

       

      尽管有些雇主或主管对于员工「在家到底有没有在工作」,依然存在怀疑与不安,但是调查发现,近 40% 的受访者自认在家工作更有效率,主要原因是通勤时间大幅减少。

       

      当员工习惯在家工作,还回得去办公室吗?疫后的管理新课题

       

      美国市场研究公司 YouGov 在今年 1 月,针对 1600 名美国成人做的调查(其中 538 位自称正在家工作)则发现,对正在远距工作的受访者而言,「不用通勤」和「弹性工时」是在家工作最大的两个好处,而得到过半受访者肯定的优点则是「穿着可以较为舒适随性」。

       

      当员工习惯在家工作,还回得去办公室吗?疫后的管理新课题

       

      坏领导才是效率杀手,Work From Anywhere的生产力最高

       

      当员工都在家工作,没有见到面或互动,有不少领导人或主管很没有安全感,不确定同事们到底是在工作还是偷懒?

       

      哈佛商学院教授蒂塞达尔.尼利(Tsedal Neeley)在今年 4 月的一场在线高管座谈会指出,「员工生产力真正的敌人,是坏领导、什么都要管的微观管理者(micromanager),以及居家工作环境(包括空间、导致分心的人事物等)。」

       

      被问及到底在家工作、在办公室上班,或是混合两种形式的工作型态,哪一种工作效率比较高时,他则表示,最有生产力的员工,是能够 WFA(Work Fom Anywhere;在任何地方工作)。因为当人们的工作地点不受限时,他们的工作满意度、时间弹性、自主性、自我掌控感都会比较高、生活与工作的冲突较低,表现也会更好。

       

      谁该决定员工能「居家办公」?应几天在家、几天进办公室?

       

      当组织或员工有共识朝着在家工作推进,很快就会面临很多疑问:有些工作就是得进办公室做;要开放全远距上班,还是开放几天就好?会不会有的主管规定比较松,有的主管管比较严?

       

      哈佛商学院教授普利斯维拉杰.乔杜里(Prithwiraj Choudhury)表示,推动远距上班制度前,如果没有彻底想清楚组织的配套措施,未必会得到好处。

       

      乔杜里建议,有些员工在家工作的成效高,有些员工偏好进办公室工作,某种程度上, 应该要开放个别工作者「选择」适合能发挥最高生产力的工作地点 。毕竟,如今雇主和员工该问的是:为什么非得要进办公室才能工作、才算是在工作?

       

      当然,工作地点的解放,不代表员工或企业都要「舍弃」办公室,真正想这样做的组织也非常少。只不过,将来办公室做为工作据点的功能将逐渐削弱,更多地用于社交互动、情感联系与团队协作。

       

      布鲁姆则认为,关于在家工作应该分成「大原则」和「施行细则」,大原则由组织来调控,细则可以再议,「如果管理得当,你可以在两个世界里得到最大的好处。」

       

      何谓组织可以设定的大原则?尼利举例,公司可以制定一些规则,像是当组织需要从事团队合作、团队建立(team buliding)、创意发想、问题解决等任务时,同仁一定要进公司,其余时候便可以在家执行个人可独立完成的工作。

       

      要注意的是,虽然大原则由公司决定、个别员工也有自己的偏好,但是真正决定要全远距工作、还是混合工作时,乔杜里提醒, 一定要交由「团队」来排班,否则人人自由安排 ,风险就是团队成员永远都见不到面,而「团队成员都不见面,结果真的会很糟糕。」

       

      布鲁姆指出,人们在一起面对面工作,是创造性合作、脑力激荡、长程规画的关键,因此,彻底转变到远距工作,很可能会有损于组织或团队创新。「要有取舍。」他说,「一方面,人们在家工作,省下了通勤时间,在完成个别任务时会更有成效。但是每个我谈过的主管都说,在家工作长期看来会损害创新。」

       

      组织想推行远距上班,从何着手?

       

      经过了疫情的冲击,远距工作这个其实行之有年的做法,突然得到前所未有的关注。不少公司欣然拥抱新趋势,更多企业选择观望。但无庸置疑,反思「朝九晚五上班制」的必要性,进而展开某种程度的组织调整,已是不可逆的潮流。

       

      尼利建议,第一件事, 就是「匿名」调查员工,了解他们的「真正」偏好 :疫情后想如何安排工作,想有一两天在家工作吗?想一直远距工作吗?还是再也不想远距工作?

       

      其次,假设公司最终决定要朝混合制的方向移动,就要 着手研拟政策,思考在能够完成组织的重大任务、兼顾利害关系人权益、又能配合全体同仁偏好的前提下,新的工作制度会是什么样子 

       

      不难想见,当远距工作成为新常态,随之而来也将产生更多新的管理课题,像是比较常进办公室、常见到主管的人,会不会升迁机会比较大?我住在租金高昂的都会区、天天通勤进公司,我拿的薪水可以比住在郊区、天天在家工作的同事高吗?因此,组织一定要有明确的价值观和规范,员工才会更清楚知道什么是组织可以接受的适切态度和行为,能够在员工未必能够常见面的情况下,依然合力朝向共同的目标努力。

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